sidenav arrow up
sidenav arrow down

Stjórnhættir

Stjórnhættir OR eiga að tryggja fagmennsku, hagkvæmni, ráðdeild, gegnsæi og ábyrgð í rekstrinum. Um meginstarfsemi Orkuveitu Reykjavíkur gilda lög nr. 136/2013. Á árinu 2014 endurnýjuðu eigendur fyrirtækisins sameignarsamning um starfsemina. Þá var einnig endurskoðuð eigendastefna. Í þeim er kveðið á um stjórnhætti. Við gerð þessara skjala, samþykkta fyrir dótturfélög OR og starfsreglur fyrir allar stjórnir, var tekið mið af þeim leiðbeiningum sem Viðskiptaráð vann í samstarfi við Samtök atvinnulífsins og Nasdaq.

OR telur að stjórnarhættir fyrirtækisins uppfylli leiðbeiningarnar.

Eignarhald á OR

G1 Kynjahlutfall í stjórn

Jafnrétti kynjanna Styður heimsmarkmið Sameinuðu þjóðanna

Innan samstæðu OR eru starfandi sjö félög sem lúta sérstakri stjórn. Á árinu 2019 bættust tvö opinber hlutafélög við samstæðuna; ON Power og CarbFix. Stjórnarfólk móðurfélagsins, sem jafnframt skipar stjórn OR Eigna, skal m.a. hafa þekkingu og reynslu sem hæfir þeirri ábyrgð sem stjórnarsetunni fylgir. Samsvarandi kröfur eru gerðar um setu í stjórn dótturfélaga.

Tvær nefndir starfa í umboði stjórnar OR. Stjórnin tilnefnir fulltrúa í endurskoðunarnefnd Reykjavíkurborgar og kýs eigin starfskjaranefnd. Fulltrúi OR í endurskoðunarnefndinni er kona og formaður starfskjaranefndar er kona.

Stjórnarsæti innan samstæðunnar eru alls 37 en sama fólk skipar stjórn OR og OR Eigna og einnig ON og ON Power. Af sætunum 37 eru 18 skipuð konum og 19 körlum.

Kynjaskipting í stjórnum innan OR samstæðunnar

Kolefnissporið mitt

12,67 tonn CO2 ígilda á ári Meðalkolefnisspor íbúa á Íslandi er um 12 tonn

Simon Harald Kluepfel

Sérfræðingur í forðarannsóknum, OR

Ég gerði ekki ráð fyrir að kolefnissporið mitt væri mjög hátt áður en ég reiknaði það út. En í ljós kom að það er hærra en hjá meðal Íslendingi. Klárlega hafa ferðir, sérstaklega flugferðir, mikil áhrif. Þar sem það er erfitt er að fækka börnum á heimilinu til að minnka sporið, þurfum við að vera aðeins meðvitaðri hvað varðar neysluna og matinn. Þó þessi reiknivél gefi bara grófa mynd þá vakti hún áhuga minn á að kanna sporið nánar til að skoða hverju við getum breytt sem fyrst og hefur mest áhrif.

G2 Óhæði stjórnar

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur er skipuð sex mönnum. Fimm, þar á meðal formaður og varaformaður, eru kjörnir af borgarstjórn Reykjavíkur og einn af bæjarstjórn Akraness. Sveitarstjórn Borgarbyggðar tilnefnir áheyrnarfulltrúa í stjórn. Formaður stjórnar má ekki taka að sér önnur störf fyrir OR.

Stjórn ræður forstjóra fyrirtækisins, semur starfslýsingu hans og gengur frá starfslokum. Forstjóri annast allan daglegan rekstur fyrirtækisins og fer með eignarhluti í dótturfélögum OR. Forstjóri OR má ekki vera í stjórn OR og stjórnarmenn í OR mega ekki sitja í stjórn dótturfélags.

Kveðið er á um verkaskiptingu forstjóra og stjórnar í starfsreglum stjórnar og starfslýsingu forstjóra en forstjóri situr ekki í stjórnarnefndum.

Forstjóri OR situr ekki í stjórnum dótturfélaga en í þeim skulu þrír fulltrúar vera starfsmenn OR, þar af a.m.k. einn úr stjórnendahópi OR. Sá eða sú skal vera formaður. Hjá ON, ON Power, Veitum og GR eru tveir utanaðkomandi sérfræðingar á starfssviði viðkomandi fyrirtækis í stjórn.

Stjórnarmenn óháðir félaginu eða eigendum þess

Stjórn-OR.jpg

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur og forstjóri. Frá vinstri eru á myndinni Valgarður Lyngdal Jónsson - Akranesi, Halldóra Lóa Þorvaldsdóttir áheyrnarfulltrúi - Borgarbyggð, Hildur Björnsdóttir - Reykjavík, Eyþór Laxdal Arnalds - Reykjavík, Bjarni Bjarnason forstjóri, Brynhildur Davíðsdóttir formaður stjórnar - Reykjavík, Sigríður Rut Júlíusdóttir - Reykjavík, Gylfi Magnússon varaformaður - Reykjavík.

Stjórn OR leggur áherslu á gegnsæi í störfum sínum og fundargerðir stjórnarfunda auk fundargagna, sem ekki ríkir um trúnaður, eru öllum aðgengilegar á vef fyrirtækisins. Í fundargerðirnar eru meðal annars skráðar allar ákvarðanir stjórnar og stjórnarmenn hafa rétt á að bóka stuttlega um afstöðu sína til einstakra mála.

G3 Kaupaukar

Jafnrétti kynjanna Aukinn jöfnuður Styður heimsmarkmið Sameinuðu þjóðanna

Eigendastefna OR kveður á um að laun stjórnenda skuli standast samanburð við sambærileg störf, þó að teknu tilliti til þess að fyrirtækið er í eigu opinberra aðila. Launakjör stjórnenda og annars starfsliðs Orkuveitu Reykjavíkur skulu ekki vera leiðandi á vinnumarkaði.

Í engum ráðningarsamningum stjórnenda eða annars starfsfólks Orkuveitu Reykjavíkur er að finna beina tengingu á milli launa og tiltekinna mælikvarða í rekstrinum, hvorki fjárhagslegra né annarra. Starfsfólk allt undirgengst reglulega frammistöðumat sem tekur til þeirra markmiða sem viðkomandi ber að starfa að; fjárhagslegra en einnig umhverfislegra eða samfélagslegra. Niðurstaða frammistöðumatsins getur leitt til breytinga á launagreiðslum þótt launaákvarðanir fari eftir öðru ferli.

Fjárhæð stjórnarlauna, launa forstjóra og framkvæmdastjóra innan samstæðu er tilgreind í ársreikningi OR.

G4 Kjarasamningar

Góð atvinna og hagvöxtur Styður heimsmarkmið Sameinuðu þjóðanna

OR á aðild að Samtökum atvinnulífsins í gegnum aðild sína að Samorku, samtökum orku- og veitufyrirtækja. OR semur við verkalýðsfélög í samvinnu við SA. OR á ennfremur í ýmsum öðrum samskiptum við stéttarfélög. Starfsfólki er frjálst að vera í því stéttarfélagi sem það kýs eða standa utan stéttarfélags eftir því sem reglur vinnumarkaðarins mæla fyrir um.

Fyrirtækið gerir einstaklingsbundna ráðningarsamninga, byggða á kjarasamningum stéttarfélaga, við allt fastráðið starfsfólk. Í þeim er meðal annars kveðið á um laun. Verkkaup OR eru umfangsmikil af misstórum fyrirtækjum.

Fjallað er um réttindi starfsfólks verktaka í kafla um samfélagsmál.

Aðild að stéttarfélagi

Kolefnissporið mitt

9,74 tonn CO2 ígilda á ári Meðalkolefnisspor íbúa á Íslandi er um 12 tonn

Sigrún Helga G. Flygenring

Þjónustufulltrúi tækniþjónustu, OR

Ég er ágætlega meðvituð um umhverfismál, flokka rusl, borða lítið kjöt og reyni að kaupa minna en ég veit að ég get gert miklu betur. Þó að mínar niðurstöður sýni að ég sé með lægra kolefnisspor en meðal Íslendingur þá sýna þær líka að ég þarf að breyta töluverðu í mínu lífi til að ná viðmiðunum sem gefin eru upp í reikninum. Það er engin spurning að hnattræn hlýnun og baráttan við hana er málefni sem varðar okkur öll og allir þurfa að leggja sitt af mörkum til að bregðast við þessari vá.

G5 Siðareglur birgja

Heilsa og vellíðan Ábyrg neysla Styður heimsmarkmið Sameinuðu þjóðanna

Það er stefna OR að beita opnum útboðum við kaup á vörum, þjónustu og verkframkvæmdum og að hagstæðasta tilboði sé tekið. Að öðrum kosti skal beita lokuðum útboðum, verðfyrirspurnum meðal sem flestra, beinum samningum eða beinum innkaupum. Hversu hagstæð tilboð eru er oft metið með tilliti til fleiri þátta en verðs. Þar á meðal eru öryggismál, umhverfismál og þá eru ákvæði í útboðsgögnum til að berjast gegn kennitöluflakki.

Kappkostað er að nýta vel aðkeypt efni og birgðir eða koma þeim í verð. Árið 2019 hækkaði birgðastaða á birgðum eldri en tveggja ára um 10% á milli ára.

OR hefur innleitt keðjuábyrgð í verksamningum í því skyni að standa vörð um réttindi starfsfólks verktaka og undirverktaka þeirra. Verktakamat er byggt á frammistöðu þeirra í öryggismálum, umhverfismálum, gæðum verks og gagnaskilum. Ef frammistaða í verktakamati er óviðunandi er viðskiptum hætt tímabundið.

Stuðst er við umhverfismerkingar í innkaupum á rekstrarvörum til dæmis pappír og ræstivörum. Um 55% af innkaupum ársins 2019 á ljósritunarpappír, umslögum, prentgripum, ræstiefni, ritföngum og prenthylkjum voru umhverfismerkt. Prentun og ljósritun er stýrt og hefur dregist saman á mann um 40% frá árinu 2015, sjá viðauka.

Samstæða OR hefur ekki skimað birgja eftir umhverfisvísum. Fyrirtækin hafa ekki undir höndum mat á mögulegri eða raunverulegri hættu á neikvæðum umhverfisáhrifum í aðfangakeðju þeirra eða viðbrögð við slíkum áhrifum.

Ekkert tilvik var á árinu 2019 um að tilboði væri hafnað vegna gruns um kennitöluflakk né vegna óviðunandi niðurstöðu úr verktakamati. Á árinu 2017 var tilboði í eitt verk hafnað í samræmi við aðgerðir OR gegn kennitöluflakki.

Innkaupayfirlit samstæðu OR 2018 Fjárhæð í krónum Hlutfall 2019 Hlutfall 2018 Hlutfall 2017
Útboð 11.311.163.387 61% 60% 52%
Viðskiptakjarasamningar 5.438.961.777 23% 22% 30%
Húsaleiga 357.835.603 1% 1% 2%
Opinberir aðilar o.fl. 317.544.372 1% 1% 2%
Viðskipti undir viðmiðunarfjárhæðum 2.526.852.761 10% 10% 10%
Viðskipti innan samstæðu 4.928.035.602 5% 5% 5%
Innkaup alls 24.880.393.503 100% 100% 100%

G6 Siðferði og aðgerðir gegn spillingu

Heilsa og vellíðan Styður heimsmarkmið Sameinuðu þjóðanna

Siðareglur OR byggja á heiðarleika, sem er eitt af gildum Orkuveitu Reykjavíkur. Siðareglurnar eru skráðar og opinberar og eiga að hjálpa starfsfólki að láta heiðarleika, virðingu og jafnrétti einkenna öll samskipti hvort sem er við viðskiptavini, samstarfsfólk, stjórn, verktaka eða aðra hagsmunaaðila. Þær eru ekki tæmandi og leysa þau sem þær ná til ekki undan þeirri ábyrgð að reiða sig á eigin samvisku þegar siðferðileg álitamál koma upp.

Siðareglur voru fyrst settar fyrir OR af stjórnendum árið 2000 og voru yfirfarnar, endurskoðaðar og samþykktar af stjórn OR á árinu 2017. Þær eru yfirfarnar af stjórn með reglubundnum hætti, síðast 25. mars 2019. Siðareglurnar eru hluti starfsreglna stjórnar. Þær eru kynntar nýju starfsfólki, eru öllum aðgengilegar og sérstaklega er vísað til þeirra í þeim ráðningarsamningum sem starfsfólk skrifar undir. Telji starfsmaður brotið gegn reglunum eða stendur frammi fyrir siðferðilegu álitamáli getur hann leitað til yfirmanns eða samstarfsmanns sem hann treystir. Telji starfsmaður brot á reglunum bitna á sér, svo sem vegna eineltis eða áreitni, getur hann einnig leitað beint til ytri ráðgjafa og við tekur skráð ferli, þar sem gætt er nafnleyndar, sé þess óskað.

Eftir úttekt innri endurskoðunar OR á árinu 2018 voru reglur um viðbrögð við áreiti á vinnustað uppfærðar til samræmis við gildandi reglugerð. Á árinu 2019 voru haldnar vinnustofur með öllu starfsfólki til undirbúnings samskiptasáttmála samstæðunnar.

Hjá OR er skráð verklag um meðferð mála þegar ætla má að starfsmaður eða stjórnandi hafi brotið gegn reglum fyrirtækisins eða hafi orðið uppvís að sviksemi í starfi. Verklagsreglan er öllu starfsfólki aðgengileg. Vakni grunur um brot ber að tilkynna það næsta yfirmanni eða innri endurskoðanda fyrirtækisins sem ber að upplýsa um það en gæta trúnaðar við meðferð slíkra upplýsinga, þar með talið að gæta leyndar um nafn tilkynnanda.

Stjórnendur OR, framkvæmdastjórar og forstöðumenn bera ábyrgð á innra eftirliti hver á sínu sviði. Gæðamál bera ábyrgð á að innri eftirlitskerfi OR séu virk. Gæðakerfi OR njóta óháðrar vottunar ytri aðila. OR fylgir stöðlum Samtaka innri endurskoðenda um framkvæmd innri endurskoðunar. Innri endurskoðun Reykjavíkurborgar gegnir hlutverki innri endurskoðanda OR. Innan OR starfar regluvörður sem hefur eftirlit með upplýsingagjöf til Kauphallar og Fjármálaeftirlits.

G7 Persónuvernd

Um mitt ár 2018 gengu í gildi ný lög um meðferð persónuupplýsinga. OR og dótturfyrirtækin eiga í viðskiptum og öðrum samskiptum við mjög margt fólk og því áríðandi að verklag fyrirtækjanna væri í fullu samræmi við auknar kröfur um vörslu og meðferð upplýsinga sem fyrirtækið þarf að hafa vegna þessara samskipta. Undirbúningur að innleiðingu löggjafarinnar í starfsemi OR hófst á árinu 2016. Á árinu 2018 lauk innleiðingarferlinu með samþykkt persónuverndarstefnu í fyrirtækjunum innan samstæðunnar. Áður hafði farið fram víðtæk endurskoðun á verklagi og námskeiðshald fyrir nánast allt starfsfólk samstæðunnar.

OR er ekki kunnugt um að neinar kærur eða kvartanir hafi komið fram á hendur fyrirtækjunum á árinu 2019 vegna meðferðar persónuupplýsinga.

Kolefnissporið mitt

8,73 tonn CO2 ígilda á ári Meðalkolefnisspor íbúa á Íslandi er um 12 tonn

Sveinbjörn Sveinbjörnsson

Pípulagningamaður, Veitur

Ég og fjölskylda mín höfum gripið til ýmissa aðgerða til að lækka kolefnissporið. Ég fer til vinnu á rafmagnshjóli þegar veður leyfir en er annars í samfloti eða geng. Ég set líka minna á matardiskinn og er að reyna venja mig við grænt fóður. Við flokkum ruslið samviskusamlega og meira en mælst er til. Ég er líka í mótvægisaðgerðum og hef safnað fræjum og ræktað upp tré af þeim, gróðursetti 30 tré árið 2019 og stefni á 100 tré árið 2020 og vonandi meira þegar kunnáttan eykst.

G8 Sjálfbærniskýrsla

Ábyrg neysla Styður heimsmarkmið Sameinuðu þjóðanna

Fjöldamargir þættir ráða því hvort starfsemi OR og dótturfyrirtækjanna - Veitna, Orku náttúrunnar og Gagnaveitu Reykjavíkur - er sjálfbær. Í þessari samþættu skýrslu er gerð grein fyrir þeim þáttum sem OR telur mikilvægasta. OR lítur því á þessa skýrslu sem árlega sjálfbærniskýrslu fyrirtækisins. Þessi skýrsla er hluti ársreiknings Orkuveitu Reykjavíkur sem birtur er opinberlega í kauphöll. Á vefjum fyrirtækjanna er að finna ýmsar upplýsingar um umhverfismál, fjármál og starfsmannamál sem uppfærðar eru oftar en árlega.

Á árinu 2018 kom út skýrsla í kjölfar alþjóðlegrar úttektar á sjálfbærni Hellisheiðarvirkjunar. Úttektin er byggð á matslykli fyrir jarðgufuvirkjanir – Geothermal Sustainability Assessment Protocol (GSAP) – sem er í þróun á vegum íslenskra stjórnvalda og jarðgufufyrirtækjanna í landinu. Hellisheiðarvirkjun er fyrsta virkjunin í rekstri sem honum var beitt á.

Meginniðurstaða sjálfbærnimatsins var að Hellisheiðarvirkjun hefur lítil neikvæð áhrif á umhverfi og samfélag og mikilvæg jákvæð félagsleg og hagræn áhrif, einkum með vinnslu á hreinni og ódýrri raforku og heitu vatni til að mæta þörfinni á höfuðborgarsvæðinu. Þó leiddi matið í ljós frávik frá fyrirmyndarframmistöðu sem Orka náttúrunnar er að ráða bót á.

G9 Starfsvenjur við upplýsingagjöf

Við gerð sjálfbærniuppgjörs OR er stuðst meðal annars við leiðbeiningar sem Nasdaq á Íslandi og Norðurlöndunum gáfu út í mars 2017 og uppfærðar voru í maí 2019. Leiðbeiningar Nasdaq byggja á ráðleggingum sem settar voru fram árið 2015 af Sameinuðu þjóðunum, Samtökum um sjálfbærar kauphallir (Sustainable Stock Exchange Initative) og vinnuhópi hjá Alþjóðasamtökum kauphalla (World Federation of Exchange). Einnig er bætt við tilvísunum í Heimsmarkmið Sameinuðu þjóðanna um sjálfbæra þróun, þar sem það á við, og tekið tillit til laga um breytingar á lögum um ársreikninga nr. 3/2006, með síðari breytingum (einföldun og innleiðing ársreikningatilskipunar 2013/34/ESB), nr. 73/2016.

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur hefur ákveðið að leggja sérstaka áherslu á fjögur af 17 Heimsmarkmiðum Sameinuðu þjóðanna í starfsemi samstæðunnar. Framsetning þeirra hér í skýrslunni tekur mið af þeim áherslum. Markmiðin eru:

  • #6 Hreint vatn og hreinlætisaðstaða
  • #7 Sjálfbær orka
  • #12 Ábyrg neysla og framleiðsla
  • #13 Aðgerðir í loftslagsmálum

Ritnefnd Ársskýrslu OR 2019: Eiríkur Hjálmarsson upplýsingafulltrúi OR, Hólmfríður Sigurðardóttir umhverfisstjóri OR, Ólöf Snæhólm Baldursdóttir upplýsingafulltrúi, Þorsteinn Ari Þorgeirsson, sérfræðingur í jarðvísindum, og Davíð Örn Ólafsson, sérfræðingur í fjárstýringu og greiningum á fjármálasviði OR.

Vefun: Overcast.

Útlit: Hvíta húsið

G10 Endurskoðun ytri aðila

Samfélagslegir og stjórnháttaþættir þessarar ársskýrslu voru teknir út af Versa vottun ehf.

Umhverfisþættir skýrslunnar voru endurskoðaðir af VSÓ ráðgjöf.

Ytri fjárhagslegir endurskoðendur OR eru Grant & Thornton.