Stjórnhættir

Innan samstæðu OR eru starfandi sjö félög sem lúta sérstakri stjórn. Á árinu 2019 bættust tvö opinber hlutafélög við samstæðuna; ON Power og CarbFix. Stjórnarfólk móðurfélagsins, sem jafnframt skipar stjórn OR Eigna, skal m.a. hafa þekkingu og reynslu sem hæfir þeirri ábyrgð sem stjórnarsetunni fylgir. Samsvarandi kröfur eru gerðar um setu í stjórn dótturfélaga.

Tvær nefndir starfa í umboði stjórnar OR. Stjórnin tilnefnir fulltrúa í endurskoðunarnefnd Reykjavíkurborgar og kýs eigin starfskjaranefnd. Fulltrúi OR í endurskoðunarnefndinni er kona og formaður starfskjaranefndar er kona.

Stjórnarsæti innan samstæðunnar eru alls 37 en sama fólk skipar stjórn OR og OR Eigna og einnig ON og ON Power. Af sætunum 37 eru 18 skipuð konum og 19 körlum.

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur er skipuð sex mönnum. Fimm, þar á meðal formaður og varaformaður, eru kjörnir af borgarstjórn Reykjavíkur og einn af bæjarstjórn Akraness. Sveitarstjórn Borgarbyggðar tilnefnir áheyrnarfulltrúa í stjórn. Formaður stjórnar má ekki taka að sér önnur störf fyrir OR.

Stjórn ræður forstjóra fyrirtækisins, semur starfslýsingu hans og gengur frá starfslokum. Forstjóri annast allan daglegan rekstur fyrirtækisins og fer með eignarhluti í dótturfélögum OR. Forstjóri OR má ekki vera í stjórn OR og stjórnarmenn í OR mega ekki sitja í stjórn dótturfélags.

Kveðið er á um verkaskiptingu forstjóra og stjórnar í starfsreglum stjórnar og starfslýsingu forstjóra en forstjóri situr ekki í stjórnarnefndum.

Forstjóri OR situr ekki í stjórnum dótturfélaga en í þeim skulu þrír fulltrúar vera starfsmenn OR, þar af a.m.k. einn úr stjórnendahópi OR. Sá eða sú skal vera formaður. Hjá ON, ON Power, Veitum og GR eru tveir utanaðkomandi sérfræðingar á starfssviði viðkomandi fyrirtækis í stjórn.

Stjórn OR leggur áherslu á gegnsæi í störfum sínum og fundargerðir stjórnarfunda auk fundargagna, sem ekki ríkir um trúnaður, eru öllum aðgengilegar á vef fyrirtækisins. Í fundargerðirnar eru meðal annars skráðar allar ákvarðanir stjórnar og stjórnarmenn hafa rétt á að bóka stuttlega um afstöðu sína til einstakra mála.

Eigendastefna OR kveður á um að laun stjórnenda skuli standast samanburð við sambærileg störf, þó að teknu tilliti til þess að fyrirtækið er í eigu opinberra aðila. Launakjör stjórnenda og annars starfsliðs Orkuveitu Reykjavíkur skulu ekki vera leiðandi á vinnumarkaði.

Í engum ráðningarsamningum stjórnenda eða annars starfsfólks Orkuveitu Reykjavíkur er að finna beina tengingu á milli launa og tiltekinna mælikvarða í rekstrinum, hvorki fjárhagslegra né annarra. Starfsfólk allt undirgengst reglulega frammistöðumat sem tekur til þeirra markmiða sem viðkomandi ber að starfa að; fjárhagslegra en einnig umhverfislegra eða samfélagslegra. Niðurstaða frammistöðumatsins getur leitt til breytinga á launagreiðslum þótt launaákvarðanir fari eftir öðru ferli.

Fjárhæð stjórnarlauna, launa forstjóra og framkvæmdastjóra innan samstæðu er tilgreind í ársreikningi OR.

OR á aðild að Samtökum atvinnulífsins í gegnum aðild sína að Samorku, samtökum orku- og veitufyrirtækja. OR semur við verkalýðsfélög í samvinnu við SA. OR á ennfremur í ýmsum öðrum samskiptum við stéttarfélög. Starfsfólki er frjálst að vera í því stéttarfélagi sem það kýs eða standa utan stéttarfélags eftir því sem reglur vinnumarkaðarins mæla fyrir um.

Fyrirtækið gerir einstaklingsbundna ráðningarsamninga, byggða á kjarasamningum stéttarfélaga, við allt fastráðið starfsfólk. Í þeim er meðal annars kveðið á um laun. Verkkaup OR eru umfangsmikil af misstórum fyrirtækjum.

Fjallað er um réttindi starfsfólks verktaka í kafla um samfélagsmál.

Það er stefna OR að beita opnum útboðum við kaup á vörum, þjónustu og verkframkvæmdum og að hagstæðasta tilboði sé tekið. Að öðrum kosti skal beita lokuðum útboðum, verðfyrirspurnum meðal sem flestra, beinum samningum eða beinum innkaupum. Hversu hagstæð tilboð eru er oft metið með tilliti til fleiri þátta en verðs. Þar á meðal eru öryggismál, umhverfismál og þá eru ákvæði í útboðsgögnum til að berjast gegn kennitöluflakki.

Kappkostað er að nýta vel aðkeypt efni og birgðir eða koma þeim í verð. Árið 2019 hækkaði birgðastaða á birgðum eldri en tveggja ára um 10% á milli ára.

OR hefur innleitt keðjuábyrgð í verksamningum í því skyni að standa vörð um réttindi starfsfólks verktaka og undirverktaka þeirra. Verktakamat er byggt á frammistöðu þeirra í öryggismálum, umhverfismálum, gæðum verks og gagnaskilum. Ef frammistaða í verktakamati er óviðunandi er viðskiptum hætt tímabundið.

Stuðst er við umhverfismerkingar í innkaupum á rekstrarvörum til dæmis pappír og ræstivörum. Um 55% af innkaupum ársins 2019 á ljósritunarpappír, umslögum, prentgripum, ræstiefni, ritföngum og prenthylkjum voru umhverfismerkt. Prentun og ljósritun er stýrt og hefur dregist saman á mann um 40% frá árinu 2015, sjá viðauka.

Samstæða OR hefur ekki skimað birgja eftir umhverfisvísum. Fyrirtækin hafa ekki undir höndum mat á mögulegri eða raunverulegri hættu á neikvæðum umhverfisáhrifum í aðfangakeðju þeirra eða viðbrögð við slíkum áhrifum.

Ekkert tilvik var á árinu 2019 um að tilboði væri hafnað vegna gruns um kennitöluflakk né vegna óviðunandi niðurstöðu úr verktakamati. Á árinu 2017 var tilboði í eitt verk hafnað í samræmi við aðgerðir OR gegn kennitöluflakki.

Siðareglur OR byggja á heiðarleika, sem er eitt af gildum Orkuveitu Reykjavíkur. Siðareglurnar eru skráðar og opinberar og eiga að hjálpa starfsfólki að láta heiðarleika, virðingu og jafnrétti einkenna öll samskipti hvort sem er við viðskiptavini, samstarfsfólk, stjórn, verktaka eða aðra hagsmunaaðila. Þær eru ekki tæmandi og leysa þau sem þær ná til ekki undan þeirri ábyrgð að reiða sig á eigin samvisku þegar siðferðileg álitamál koma upp.

Siðareglur voru fyrst settar fyrir OR af stjórnendum árið 2000 og voru yfirfarnar, endurskoðaðar og samþykktar af stjórn OR á árinu 2017. Þær eru yfirfarnar af stjórn með reglubundnum hætti, síðast 25. mars 2019. Siðareglurnar eru hluti starfsreglna stjórnar. Þær eru kynntar nýju starfsfólki, eru öllum aðgengilegar og sérstaklega er vísað til þeirra í þeim ráðningarsamningum sem starfsfólk skrifar undir. Telji starfsmaður brotið gegn reglunum eða stendur frammi fyrir siðferðilegu álitamáli getur hann leitað til yfirmanns eða samstarfsmanns sem hann treystir. Telji starfsmaður brot á reglunum bitna á sér, svo sem vegna eineltis eða áreitni, getur hann einnig leitað beint til ytri ráðgjafa og við tekur skráð ferli, þar sem gætt er nafnleyndar, sé þess óskað.

Eftir úttekt innri endurskoðunar OR á árinu 2018 voru reglur um viðbrögð við áreiti á vinnustað uppfærðar til samræmis við gildandi reglugerð. Á árinu 2019 voru haldnar vinnustofur með öllu starfsfólki til undirbúnings samskiptasáttmála samstæðunnar.

Hjá OR er skráð verklag um meðferð mála þegar ætla má að starfsmaður eða stjórnandi hafi brotið gegn reglum fyrirtækisins eða hafi orðið uppvís að sviksemi í starfi. Verklagsreglan er öllu starfsfólki aðgengileg. Vakni grunur um brot ber að tilkynna það næsta yfirmanni eða innri endurskoðanda fyrirtækisins sem ber að upplýsa um það en gæta trúnaðar við meðferð slíkra upplýsinga, þar með talið að gæta leyndar um nafn tilkynnanda.

Stjórnendur OR, framkvæmdastjórar og forstöðumenn bera ábyrgð á innra eftirliti hver á sínu sviði. Gæðamál bera ábyrgð á að innri eftirlitskerfi OR séu virk. Gæðakerfi OR njóta óháðrar vottunar ytri aðila. OR fylgir stöðlum Samtaka innri endurskoðenda um framkvæmd innri endurskoðunar. Innri endurskoðun Reykjavíkurborgar gegnir hlutverki innri endurskoðanda OR. Innan OR starfar regluvörður sem hefur eftirlit með upplýsingagjöf til Kauphallar og Fjármálaeftirlits.

Um mitt ár 2018 gengu í gildi ný lög um meðferð persónuupplýsinga. OR og dótturfyrirtækin eiga í viðskiptum og öðrum samskiptum við mjög margt fólk og því áríðandi að verklag fyrirtækjanna væri í fullu samræmi við auknar kröfur um vörslu og meðferð upplýsinga sem fyrirtækið þarf að hafa vegna þessara samskipta. Undirbúningur að innleiðingu löggjafarinnar í starfsemi OR hófst á árinu 2016. Á árinu 2018 lauk innleiðingarferlinu með samþykkt persónuverndarstefnu í fyrirtækjunum innan samstæðunnar. Áður hafði farið fram víðtæk endurskoðun á verklagi og námskeiðshald fyrir nánast allt starfsfólk samstæðunnar.

OR er ekki kunnugt um að neinar kærur eða kvartanir hafi komið fram á hendur fyrirtækjunum á árinu 2019 vegna meðferðar persónuupplýsinga.

Fjöldamargir þættir ráða því hvort starfsemi OR og dótturfyrirtækjanna - Veitna, Orku náttúrunnar og Gagnaveitu Reykjavíkur - er sjálfbær. Í þessari samþættu skýrslu er gerð grein fyrir þeim þáttum sem OR telur mikilvægasta. OR lítur því á þessa skýrslu sem árlega sjálfbærniskýrslu fyrirtækisins. Þessi skýrsla er hluti ársreiknings Orkuveitu Reykjavíkur sem birtur er opinberlega í kauphöll. Á vefjum fyrirtækjanna er að finna ýmsar upplýsingar um umhverfismál, fjármál og starfsmannamál sem uppfærðar eru oftar en árlega.

Á árinu 2018 kom út skýrsla í kjölfar alþjóðlegrar úttektar á sjálfbærni Hellisheiðarvirkjunar. Úttektin er byggð á matslykli fyrir jarðgufuvirkjanir – Geothermal Sustainability Assessment Protocol (GSAP) – sem er í þróun á vegum íslenskra stjórnvalda og jarðgufufyrirtækjanna í landinu. Hellisheiðarvirkjun er fyrsta virkjunin í rekstri sem honum var beitt á.

Meginniðurstaða sjálfbærnimatsins var að Hellisheiðarvirkjun hefur lítil neikvæð áhrif á umhverfi og samfélag og mikilvæg jákvæð félagsleg og hagræn áhrif, einkum með vinnslu á hreinni og ódýrri raforku og heitu vatni til að mæta þörfinni á höfuðborgarsvæðinu. Þó leiddi matið í ljós frávik frá fyrirmyndarframmistöðu sem Orka náttúrunnar er að ráða bót á.

Við gerð sjálfbærniuppgjörs OR er stuðst meðal annars við leiðbeiningar sem Nasdaq á Íslandi og Norðurlöndunum gáfu út í mars 2017 og uppfærðar voru í maí 2019. Leiðbeiningar Nasdaq byggja á ráðleggingum sem settar voru fram árið 2015 af Sameinuðu þjóðunum, Samtökum um sjálfbærar kauphallir (Sustainable Stock Exchange Initative) og vinnuhópi hjá Alþjóðasamtökum kauphalla (World Federation of Exchange). Einnig er bætt við tilvísunum í Heimsmarkmið Sameinuðu þjóðanna um sjálfbæra þróun, þar sem það á við, og tekið tillit til laga um breytingar á lögum um ársreikninga nr. 3/2006, með síðari breytingum (einföldun og innleiðing ársreikningatilskipunar 2013/34/ESB), nr. 73/2016.

Stjórn Orkuveitu Reykjavíkur hefur ákveðið að leggja sérstaka áherslu á fjögur af 17 Heimsmarkmiðum Sameinuðu þjóðanna í starfsemi samstæðunnar. Framsetning þeirra hér í skýrslunni tekur mið af þeim áherslum. Markmiðin eru:

• #6 Hreint vatn og hreinlætisaðstaða
• #7 Sjálfbær orka
• #12 Ábyrg neysla og framleiðsla
• #13 Aðgerðir í loftslagsmálum

Ritnefnd Ársskýrslu OR 2019: Eiríkur Hjálmarsson upplýsingafulltrúi OR, Hólmfríður Sigurðardóttir umhverfisstjóri OR, Ólöf Snæhólm Baldursdóttir upplýsingafulltrúi, Þorsteinn Ari Þorgeirsson, sérfræðingur í jarðvísindum, og Davíð Örn Ólafsson, sérfræðingur í fjárstýringu og greiningum á fjármálasviði OR.

Vefun: Overcast.

Útlit: Hvíta húsið

Samfélagslegir og stjórnháttaþættir þessarar ársskýrslu voru teknir út af Versa vottun ehf.

Umhverfisþættir skýrslunnar voru endurskoðaðir af VSÓ ráðgjöf.

Ytri fjárhagslegir endurskoðendur OR eru Grant & Thornton.